Informačný systém dopravy

V mnohých prípadoch prevádzkuje podnik vlastnú dopravu, či už železničnú alebo automobilovú. Pre zabezpečenie efektívneho fungovania všetkých procesov v podniku je potrebné mať možnosť zachytiť ich v IS. Nakoľko žiadna z verzií systému SAP nerieši globálne riadenie podnikových procesov dopravy, spoločnosť S&T Varias sa rozhodla pre vývoj produktu v prostredí systému SAP, ktorý bol pomenovaný Doprava. Produkt Doprava teda predstavuje riešenie nad rámec štandardu systému SAP. Poskytuje prostredie s komplexným pohľadom na riešenie uvedenej problematiky, v ktorom je možné sledovať jednotlivé vnútropodnikové ako aj mimopodnikové procesy dopravy (napr. pohyb a pobyt vlastných alebo cudzích vozňov a automobilov v podniku, atď.).

Jednou zo základných charakteristík produktu je plnohodnotná integrácia s procesmi implementovaných modulov systému SAP. Pri vývoji a návrhu koncepcie tohto produktu bola zohľadnená aj skutočnosť, že každá zo spoločností má v danej oblasti množstvo špecifických požiadaviek. Tento fakt v mnohých prípadoch dokázal zavážiť pri voľbe iného informačného systému pre riadenie procesov dopravy. Ďalším dôvodom, pre ktorý je potrebné venovať sa v existujúcom informačnom systéme podrobnejšie problematike dopravy je ten, že s cieľom znižovania nákladov pri zachovaní resp. zvyšovaní výkonov v oblasti dopravy je nutné plánovať, sledovať a vyhodnocovať náklady na prevádzku vozového parku. K tomu je potrebné zaznamenávať a vyhodnocovať činnosť vozidiel a mechanizmov, vodičov a strojníkov, sledovať všetky jazdy a pracovné úkony ako aj ich nákladovosť.

Charakteristika produktu
Produkt Doprava nie je žiadnym spôsobom ohraničený ani limitovaný, a teda umožňuje prispôsobenie špecifickým požiadavkám ktoréhokoľvek zákazníka. Tak ako systém SAP, aj tento produkt pracuje s dvoma druhmi dát, kmeňovými a transakčnými. Základným prvkom kmeňových dát je správa jednotlivých dopravných prostriedkov. Tieto kmeňové dáta sú udržiavané autorizovanými užívateľmi v module Kontroling. Ďalšími prvkami sú číselníky kreditných kariet, evidencia kariet CCS, vodičov, druhy vozidiel, typy vozidiel, evidencie dopravných činností, sadzobník dopravných činností, atď. Z hľadiska evidencie motorových vozidiel je možné taktiež sledovať množstvo ďalších parametrov:

  • identifikačné údaje motorového vozidla evidované v technickom preukaze daného vozidla
  • inventárne číslo daného vozidla podľa vnútropodnikovej evidencie majetku resp. číslo leasingovej zmluvy
  • zmena čísla karosérie, prípadne motoru vozidla
  • nadobúdacia cena vozidla, obstarávacia cena vozidla pri leasingovom prenájme
  • výbava vozidla (povinná, doplnková)
  • pravidelné servisné prehliadky, bežné opravy, náhradné diely, opravy po nehodách
  • vyradenie vozidla z evidencie úplné alebo dočasné
  • vyradenie vozidla z prevádzky
  • ďalšie voliteľné parametre

Z hľadiska evidencie termínov je možné sledovať:

  • termíny technických kontrol vozidiel
  • termíny emisných kontrol vozidiel
  • infomovanosť na vyššie uvedené termíny
  • ďalšie voliteľné parametre

Z hľadiska evidencie poistení a daní je možné sledovať:

  • poistenie (výška sumy, termín úhrady, atď.)
  • havarijné poistenie (výška sumy, termín úhrady, atď.)
  • cestná daň (výška sumy, termín úhrady, atď.)
  • ďalšie voliteľné parametre

Z hľadiska evidencie používateľov vozidiel je možné sledovať:

  • údaje o zamestnancovi, ktorému je vozidlo pridelené
  • termíny školení
  • evidencia dopravných nehôd
  • ďalšie voliteľné parametre

Z vyššie uvedených údajov je možné spracovávať rôzne prehľady podľa voliteľných kritérií. Zoznam a teda rozsah uvedených údajov je možné rozšíriť podľa špecifík konkrétneho zákazníka.

Druhú skupinu dát tvoria dáta transakčné. Produkt umožňuje sledovať nasledujúce ukazovatele a charakteristiky:

  • prevádzkové náklady vozidla (spotrebu pohonných hmôt, náklady na údržbu a opravy, náklady na poistenia, dane a poplatky, náklady na ostatné výdaje spojené s prevádzkou)
  • prevádzkové náklady daného vozidla v členení :
    • náklady uhrádzané formou faktúry
    • náklady uhrádzané prostredníctvom platobnej karty
    • náklady uhrádzané v hotovosti priamo v pokladni
  • spotreba pohonných hmôt podľa vnútropodnikových pravidiel/TP
  • spotreba pohonných hmôt v členení služobné, súkromné
  • evidencia zapožičiavania vozidla v rámci spoločnosti
  • sledovanie výkonnosti vozidiel
  • plánovanie údržby vozidiel
  • sledovanie a členenie druhov jázd (služobné, súkromné, referentské jazdy)
  • žiadanky na prepravu
  • denné záznamy o výkone vozidiel
  • spracovanie výpisov o úhradách platobnými kartami
  • ďalšie voliteľné ukazovatele a charakteristiky

Ďalej umožňuje viesť vlastnú evidenciu vozňov a automobilov, sledovať ich vyťaženosť a vytvárať denné prehľady o pohybe dopravných prostriedkov v podniku. Pri koľajovej doprave je možné viesť agendu o vlastných vozňoch a sledovať ich pohyb, opravy, závady a čistenie. Systém umožňuje sledovať dobu pobytu cudzích vozňov v podniku, a tým šetriť náklady na ich prenájom.

V prípade, že spoločnosť disponuje statickými alebo dynamickými váhami, je možné ich priamo integrovať do tohto produktu. Takýmto spôsobom je možné porovnávať všetky namerané hmotnosti nakúpeného tovaru a surovín z dynamických váh s údajmi uvedenými v sprievodných dokladoch. Rozdiely sú automaticky vyhodnocované na základe zadaných kritérií. Pri zistených rozdieloch je možné poslať vozne na opätovné preváženie na statické váhy. Produkt poskytuje rôzne sady zostáv a tlačových zostáv, ktoré je taktiež možné prispôsobiť a rozšíriť podľa potrieb zákazníka.